Unsur-unsur perbekalan

            Unsur perbekalan adalah kegiatan yang berkenaan dengan pengurusan barang-barang perbekalan yang dapat membantu terlaksananya suatu kegiatan dari sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu.

Di lingkungan suatu organisasi untuk melaksanakan tugas-tugas pokoknya, tidak sedikit pekerjaan atau kegiatan yang memerlukan peralatan. Kegiatan atau pekerjaan itu diantaranya ada yang tidak dapat di laksanakan tanpa peralatan. Kegiatan atau pekerjaan itu di antaranya ada yang tidak dapat dilaksanakan tanpa peralatan, disamping terdapat pula dengan penggunaan peralatan dapat ditingkatkan efisiensi dan efektivitasnya. Peralatan itu pada umumnya berbentuk benda-benda atau bersifat material, yang bisa dibedakan sebagai berikut :

1.      Peralatan Perkantoran, yang diperlukan untuk kegiatan ketatausahaan, termasuk dalam pengelolaan kepegawaian, keuangan da perbekalan. Misalnya mesin ketik, mesin hitung, kertas, karbon, meja dan kursi meja, mesin fotokopi dan lain-lain. Peralatan ini secara khusus (tidak semuanya) biasa di sebut alat tulis kantor (ATK)

2.      Peralatan Teknis, yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan-kegatan yang memerlukan ketrampilan, keahlian atau profesionalisme tertentu, sehubungan dengan tugas-tugas pokok organisasi. Misalnya peralatan untuk sebuah pabrik untuk pembuat sepatu, peralatan untuk sebuah sekolah/perguruan tinggi dalam melaksanakan proses belajar mengajar, peralatan sebuah perusahaan pelayaran dan lain-lain. Peralatan setiap organisasi tersebut tidak sama satu dengan yang lain.

Semua peralatan itu pengadaannya mempergunakan dana, meskipun kadang-kadang ada yang di buat sendiri. Untuk itulah diperlukan usaha memelihara peralatan sehingga dapat digunakan untuk jangka waktu yang cukup lama. Namun pada suatu saat peralatan itu akan tidak digunakan lagi, baik karena rusak atau ada lagi peralatan baru yang lebih baik, lebih canggih, dan bahkan lebih produktif. Dalam keadaan tidak terpakai dan sulit menyimpannya, peralatan tersebut terpaksa harus disingkirkan atau dihapuskan.

       Uraian-uraian diatas menggambarkan proses pengelolaan peralatan  (logistik/perbekalan). Prosesnya merupakan rangkaian kegiatan pengadaan yang di dahului dengan perencanaan, pemakaian, penyimpanan, pemeliharaan, dan pemusnahan. Proses tesebut bermaksud untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas-tugas pokok organisasi. Oleh karena itu administrasi perbekalan dapat diartikan sebagai rangkaian kegiatan pelayanan fasilitas material berupa sarana atau peralatan/perlengkapan kerja dan fasilitas lain yang berpengaruh dan dapat meningkatkan evektivitas dan efisiensinya dalam mewujudkan organisasi.

       Sejalan dengan uraian diatas jelas pula bahwa administrasi perbekalan disatu pihak merupakan perwujudan unsur-unsur didalam unsur primer. Penerapannya memerlukan rangkaian kegiatan perencanaan untuk pengadaannya, bimbingan/pengarahan dalam pendistribusian, pemakaian dan pemeliharaannya, kemudian pemanfaatannya dan dikontrol sejak pengadaan, pemakaian, pemeliharaan, penyimpanan dan penghapusannya. Sedang dipihak lain realisasinya memerlukan penatausahaan sebagai teknis operasional pengelolaan perlengkapan, yang menjadi tugas pokok Biro/Bagian atau Seksi dan atau urusan Perlengkapan/Logistik dalam suatu struktur organisasi. Untuk itu sebelum membahas berbagai aspek yang berhubungan dengan penatausahaan perlengkapan, terlebih dahulu akan diketengahkan jenis-jenisnya.

       Sehubungan dengan itu jenis-jenis peralatan/perlengkapan, baik berupa peralatan kantor maupun peralatan teknis, dapat diklasifikasikan sebagai berikut :

1.      Barang atau benda-benda habis pakai

Peralatan atau perlengkapan ini terdiri dari barang-barang atau benda (sarana kerja) yang dapat habis bilamana dipergunakan. Waktu pemakaiannya relatif tidak lama, sehingga dikelompokkan sebagai barang yang dapat habis. Misalnya berbagai jenis kertas, karbon, kapur tulis, spidol, pita mesin ketik, tinta fotokopi dan lain-lain.

Pengertian habis dipakai dapat dibeda-bedakan sebagai berikut :

a.       Barang atau benda yang benar-benar habis atau musnah apabila dipergunakan. Misalnya bensin untuk kendaraan dinas, zat-zat kimia yang dipergunakan di labolatorium, gas untuk pembakaran dan lain-lain.

b.      Barang atau benda yang berubah sifat dan bentuknya bilamana dipergunakan. Misalnya berbagai jenis kayu atau besi yang di buat menjadi berbagai peralatan, karton dan berbagai jenis kertas untuk membuat maket dan model, kaca yang diproduksi menjadi gelas, tabung-tabung kimia, berbagai bejana dan lain-lain.

c.       Barang atau benda yang berubah sifatnya, sehingga tidak dapat dipergunakan lagi untuk keperluan yang sama, misalnya pita mesin ketik, karbon, pada minyak pelumas, air bersih yang menjadi limbah cair dan sebagainya. Benda-benda ini tidak berubah bentuknya, namun sifatnya tidak sama dengan sebelum dipergunakan, hehingga tidak dapat lagi dipakai untuk keperluan yang sama.

2.      Barang-barang atau benda-benda yang tahan lama

Peralatan atau perlengkapan ini terdiri dari barang-barang atau benda-benda yang dapat dipergunakan secara terus manerus untuk jangka waktu yang relatif cukup lama. Barang-barang ini sering disebut juga dengan prasarana dan sarana. Prasarana sering dimaksudkan lingkungan tempat melaksanakan kegiatan atau pekerjaan, seperti gedung, jalan, perumahan dan lain-lain yang tidak berhubungan dengan teknis dan mekanisme pelaksanaan tugas pokok. Sedang sarana menyangkut semua barang yang dipergunakan sehari-hari dalam pelaksanaan pekerjaan secara teknis operasional. Misalnya mesin-mesin, lemari, kursi kerja, kendaraan bermotor, mesin ketik dan lain-lain.

Selanjutnya semua peralatan perlengkapan tersebut diatas, dikelompokkan juga menjadi dua jenis yaitu sebagai berikut :

a.      Barang tidak bergerak

Peralatan/perlengkapan terdiri dari barang-barang atau benda-benda yang selaluberada di tempatnya, termasuk yang dapat dipindahkan, tetapi cenderung tidak berubah-ubah untuk jangka waktu yang cukup lama. Di antaranya berupa gedung, jalan, mesin-mesin produksi, meja dan kursi kerja, lemari, papan tulis (white board) meja labolatorium dan lain-lain.

b.      Barang bergerak

Peralatan/perlengkapan ini terdiri dari barang-barang atau benda-benda yang berpindah-pindah tempatnya, termasuk juga yang mudah dan selalu dibawa mengikuti petugas yang mempergunakannya. Barang-barang ini terutama sekali berupa kendaraan, baik yang bermotor atau tidak. Misalnya mobil, sepeda motor, motor air, sepeda, traktor, mesin gilas, anjing pelacak, dan lain-lain. Demikian juga barang seperti photo tustel, kamera video, kamera film, tiodelite, mesin potong rumput, dan lain-lain yang selalu dan harus dibawa oleh petugas yang mempergunakannya.

Peralatan atau perlengkapan hhhanya bermakna dddalam mewujudkan kerja, jika sesuai dan dibutuhkan, sehingga menempatkan aspek perencanaan dan pengadaan menjadi sangat penting dalam administrasi perbekalan. Selanjutnya peralatan atau perlengkapan hanya akan bermanfaat dalam meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja, bilamana selalu siap untuk diperguanakan. Kesiapan itu mengharuskan peralatan/perlengkapan agar cukup jumlahnya, dan jika jumlahnya tidak mencukupi harus diwujudkan koordinasi mempergunakannya. Kenyataan itu menempatkan aspek distribusi, pemeliharaan dan penyimpanan menjadi sangat penting dalam administrasi perbekalan. Demikian pila mengingat peralatan/perlengkapan dilingkungan suatau organissai bukan milik perseorangan, maka sulit untuk dibantah bahwa aspek inventarisasi, pelaporan dan kontrol, juga mendapat tempat yang sangat penting dalam administrasi perbekalan. Untuk itu beberapa kegiatan administrasi perbekalan dalam arti ketatausahaan yang menjadi tugas pokok Biro/Bagian/Seksi atau urusan perlengkapan, dalam suatu struktur organisasi akan dibahas dalam uraian-uraian berikut :

1.      Pengadaan perlengkapan/peralatan

Dalam uraian-uraian terdahulu sudah banyak di singgung pengadaan perlengkapan/peralatan memerlukan kegiatan perencanaan yang cermat. Untuk itu diperlukan usaha mengembangkan Sistem Informasi yang teratur dan tertib., karena perencanaan perlengkapan/peralatan memerlukan data yang edukuat. Informasi yang tepat dan cepat tentang data peralatan yang dimiliki dan kondisinya, akan menjadi pertimbangan yang penting dalam rencana pengadaan perlengkapan. Sehubungan dengan itu harus dipegang prinsip bahwa reralatan atau perlengkapan yang dapat dimasukkan dalam perencanaan untuk pengadaannya, harus yang dapat meningkatkan efosiensi, efektivitas, kemudahan dan produktivitas kerja, dibandingkan dengan pelaksanaannya tanpa alat. Peralatan/perlengkapan yang tidak sesuai tidak dapat dipergunakan atau yang tidak menigkatkan efisiensi, efektivitas dan produktivitas kerja., jika diadakan tidak saja sia-sia, tetapi juga merupakan pemborosan.

Untuk menyusun perenanaan perbekalan harus jelas datanya dari pihak yang akan mempergunakan atau yang memerlukannya. Data tersebut antara lain mengenai jenis dan model, bahkan juga mereka atau produsennya, yang berarti juga merupakan informasi mengenai mutunya. Disamping itu kerap kali juga diperlukan data tentang jumlahnya dan harganya, baik harga satuan maupun secara keseluruhan.

Dari data yang masuk atau diperoleh disusun rencana pengadaan melalui koordinasi dengan bagian keuangan. Pada tahap ini harus diperhatikan prinsip prioritas, terutama apabila jumlah dana terbatas, untuk itu prioritas harus mendahulukan peralatan/perlengkapan yang sangat penting pada urutan pertama, menyusul yang penting dan akhirnya yang kurang penting untuk diadakan.

Realisasi pengadaan peralatan/perlengkapan harus mengikuti perencanaan, baik yang akan dibeli maupun dibuat sendiri atau berupa bantuan. Di lingkungan organisasi kerja bidang pemerintahan, realisasi pengadaan peralatan/perlengkapan bahkan harus direncanakan sesuai dengan ketentuan yang berlaku di zamannya. Misalnya ketentuan tentang jumlah dana pengadaan yang boleh dikerjakan sendiri dan harus diadakan melalui pihak ketiga. Demikian pula batas jumlah dana yang boleh dengan cara menunjuk pihak ketiga  atau harus melalui proses lelang (tender), baik secara terbatas maupun terbuka. Di samping itu juga mengenai pentahapan dalam membayar peralatan/perlengkapan yang diadakan oleh pihak ketiga, yang harus dicantumkan secara jelas dalam kontrak.

Selanjutnya setelah perlengkapan/peralatan tertentu diadakan, seterusnya diserahkan kepada bagian pergudangan/distribusi, yang harus melakukan pencatatan semua barang yang diterima dari pihak ketiga. Untuk itu pihak penerima harus memeriksa semua peralatan/perlengkapan yang diterimanya. Apabila sudah diperiksa, penerima berkewajiban menandatangani di balik kuitansi pembayaran dan kalimat : “diterima dalam keadaan baik dan cukup”.

2.      Distribusi

Perlengkapan/peralatan yang diadakan bukan untuk ditumpuk di gudang atau tempat penyimpanan lainnya. Untuk memberikan manfaat yang sebesar-besarnya, perlengkapan/peralatan harus dipergunakan oleh unit/satuan kerja atau personel yang tepat. Beberapa jenis alat/perlengkapan mungkin harus diserahkan sepenuhnya untuk dipergunakan dan dipergunakan dan dipelihara oleh unit/ satuan kerja atau personel, seperti mesin tik, mobil, sepeda motor, dan lain-lain. Di samping itu ada pula peralatan/perlengkapan yang dipusatkan pada Biro/Bidang/Bagiam/Urusan perlengkapan dan atau Rumah tangga, yang dapat dipinjam jika akan mempergunakannya.

Untuk keperluan tersebut di atas, bagian distribusi atau kepala Gudang harus mempunyai buku atau catatan semua jenis barang yang diterimanya. Di dalam buku tersebut harus terdapat catatan tentang nomor urut, tanggal, bulan, dan tahun, nama barang, pabrik pembuatan (kalau ada) dan jumlahnya. Kemudian harus dibuat juga buku pengeluaran barang, yang isinya hampir sama dengan buku penerimaan barang, namun dilengkapi dengan nama unit/satuan kerja atau perseorangan yang menerimanya. Di samping kedua buku tersebut kepala Gudang atau unit/satuan kerja distribusi dalam menyerahkan barang, baik yang bersifat sepenuhnya maupun peminjaman, harus membuat tanda terima barang oleh pimpinan unit/satuan kerja atau personal yang bersangkutan. Dalam kartu pinjaman berarti juga perlu dilakukan kegiatan koordinasi, agar tidak terjadi ada barang pada saat yang sama, berebutan mempergunakannya sedang apa saat ini barang tersebut sama sekali dipergunakan.

3.      Inventarisasi

Perlengkapan atau peralatan yang peruntukannya sudah pasti dan tetap pada suatu unit/satuan kerja atau yang berada dalam pengelolaan biro/bagian/bidang/seksi perlengkapan/rumah tangga harus tercatat dalam daftar inventarisasi. Setiap unit/satuan kerja berkewajiban membuat daftar inventarisasi, yang secara kontiniu disampaikan laporannya pada unit/satuan kerja yang mengelola perlengkapan/peralatan. Selanjutnya berdasarkan laporan yang diterima unit/satuan kerja tersebut, berkewajiban membuat daftar inventarisasi untuk semua peralatan/perlengkapan yang menjadi milik organisasi. Sedang daftar inventaris adalah catatan yang dilakukan secara sistematis mengenai perlengkapan/peralatan yang dimiliki sebuah organisasi. Catatan tersebut memuat tentang : nama barang, jenis, jumlah, mutu atau kondisinya pada saat dicatat, tanggal khususnya tahun pengadaannya, ukuran, sumber (asal barang0, perkiraan harganya. Data didalam daftar inventaris tidak saja berguna untuk mengikuti perkembangan kondisi perlengkapan/peralatan yang di miliki, tetapi juga untuk menyusun perencanaan, agar tidak terjadi pemborosan. Oleh karena itu harus di usahakan agar antara data yang tercatat benar-benar sesuai dengan kenyataan peralatan/perlengkapan yang dicatat. Dengan demikian berarti juga petugas pencatar harus segera mencatat setiap perubahan yang terjadi mengenai jumlah (bertambah atau berkurang) dan mengenai mutu atau kondisinya sepeti baik, rusak ringan atau rusak berat. Dengan demikian dari segi pengawasan dapat dihindari kehilangan barang yang dapat merugikan dan menghambat pelaksanaan tugas pokok organisasi.

4.      Penyimpanan/pemeliharaan dan penghapusan

Setiap personel dilingkungan suatu organisasi harus menyadari bahwa perlengkapan/peralatan milik organisasi bukan milik pribadi. Oleh karena itu harus dipelihara, disimpan dan dipergunakan secara bertanggungjawab. Personel yang dipercaya mempergunakan perlengkapan/peralatan secara perseorangan, harus disadari sebagai penghargaan yang harus diberikan respns untuk memeliharanya secara bertanggung jawab, bukan sebaliknya justru bermasa bodoh karena jika rusak atau hilang yang rugi bukan personel ynang mempergunakannya.

            Penyimpanan barang harus memenuhi persyaratan, terutama untuk jenis barang yang memiliki kekhususan, diantaranya harus disimpan dilemari besi, atau dalam kulkas, atau ditempat yang kering atau sebaliknay ditempat yang lembab dan sebagainya. Dengan demikian dapat dihindari kehilangan barang-barang, khususnya yang kecil tetapi berharga. Penyimpanan seperti itu juga dapat menghindari terjadinya kerusakan, sehingga berfungsi juga sebagai kegiatan pemeliharaan barang atau perlengkapan/peralatan milik organisasi sebagai milik bersama.

            Selanjutnya dari segi pemeliharaan, setiap barang yang rusak harus segera di cek, apabila masih dapat diperbaiki harus segera dilakukan, agar dapat berfungsi kembali sebagaiman seharusnya. Demikian pula jika ternyata rusak berat dan tidak dapat diperbaiki lagi, atau kalau diperbaiki ternyata biayanya terlalu besar, sehingga lebih baik diganti dengan yang lebih baru. Untuk barang yang rusak harus di buat berita acara bilamana akan diapkir atau dinyatakan tidak dapat dipergunakan lagi setelah diadakan pengecekan secara cermat. Untuk barang atau perlengkapan/peralatan seperti itu, jika peraturan organisasi membenarkan dan kondisinya masih mungkin untuk dijual maka sebaiknya dilakukan penjualan. Barang tersebut mungkin saja dijual pada person yang bersangkutan. Uang yang diperoleh dari penjualan tersebut merupakan masukan bagi organisasi, bahkan dilingkungan pemerintahan mungkin saja dijadikan masuakn negara. Dalam kenyataannya untuk organisasi dibidang pemerintahan penjualan barang yang kondisinya seperti tersebut di atas, biasanya penjualan dilakukan melalui proses pelelangan. Untuk pelaksanaannya biasanya diserahkan pada kantor lelang negara, yang berwewenang melaksanakan sebagai tugas pokoknya.

            Dalam kenyataannya sering ditemui barang yang rusak berat dan tidak dapat diperbaiki serta tidak mungkin pula dijual, sehingga tidak ada pilihan lain selain harus di musnahkan. Pemusnahan harus dilakukan sesuai dengan ketentuan yang berlaku di lingkungan organisasi yang bersangkutan. Di antaranya harus dilakukan dengan beberapa orang saksi dan dibuatkan berita acaranya. Setelah barang dimusnahkan, selanjutnya harus di keluarakan dari daftar barang inventaris, agar data mengenai barang atau perlengkapan/peralatan milik organisasi selalu up to date. 

Dalam setiap kantor selain kertas dan alat tulis untuk melaksanakan tatausaha masih diperlukan barang-barang perbekalan yang banyak sekali ragamnya dan jumlahnya mencapai puluhan seperti amplop, asahan potlot, bak surat, bantalan cap, jam tembok, jepitan kertas, dan sejenisnya. Untuk jelasnya dapatlah kiranya segenap perbekalan itu di golongkan dalam jenis barang berikut :

1.      Barang-barang lembaran         : misalnya kertas tik, karbon, berkas.

2.      Barang betuk lainnya              : misalnya lim, karet penghapus, tinta.

3.      Alat tulis                                 : misalnya potlot, pulpen, cap nomor.

4.      Alat keperluan lainnya            : alat pencabut jepitan kawat, mistar, bantalan    cap.

5.      Mesin perkantoran                  : misalnya mesin tik, mesin hitung, mesin stensil.

6.      Perabotan perkantoran            : misalnya meja, lemari, peti besi.

7.      Perlengkapan lainnya              : misalnya lampu, permadani, kipas angin.

Pelaksanaan tatausaha dengan berbagai barang perbekalan itu sesungguhnya memerlukan hal-hal lain yang dapat dianggap sebagai bahan baku atau bahan mentahnya. Hal tersebut tidak lain adalah konsepsi-konsepsi pikiran manusia berupa abjad, angka, tanda-tanda baca, (koma, titik, tanda tanya), tanda-tanda hitung, dan sistem-sistem tulisan yang lazim seperti tulisan steno. Bahan-bahan ini dipakai untuk menyatakan secara tertulis berbagai keterangan yang diperlukan.

Akhirnya dari perpaduan antara kegiatan-kegiatan tatausaha, bahan-bahan baku, dan barang perbekalan itu terciptalah benda-benda hasil kerja yang dapat berbentuk segala macamwarkat, formulir, buku, dan benda keterangan lainnya (contoh : almanak, atau medali kejuaraan),

Setiap meja kerja di kantor perlu dilengkapi dengan macam-macamperlengkapan untuk pelaksanaan tatausaha dengan sebaik-baiknya. Perlengkapan tatausaha itu meliputi baik barang yang awet pakai maupun benda-benda yang habis pakai. Pengertian barang awet pakai adalah bahwa barangbarang itu tahan lama dalam pemakaiannya seperti misalnya alat pelubang kertas, walaupun pada akhirnya karena pemakaian yang sangat lam bisa juga rusak. Sebaliknya bahan-bahan yang tidak tahan habis pakai tidak selalu benda itu menjadi musnah atau habis tanpa meninggalkan bekas dalam pemakaiannya seperti misalnya karet penghapus, melainkan dapat juga berarti bahwa setelah benda di pakai maka benda itu tidak dapat dipakai lagi untuk kedua kalinya.

Dalam perpustakaan asing benda-benda keperluan tatausaha yang habis dalam pemakaiannya itu lazimnya di sebut office supplies (bekal tatausaha). Diantara macam-macam bekal tatausaha yang terpakai dalam penggunaannya di kantor itu, maka benda-benda yang khusus di pakai untuk tulis menulis.

Meja tulis hendaknya di lengkapi dengan standart perlengkapan yang terdiri dari :

a.       Desk trys (baki-baki surat)

b.      Desk calender (tanggalan meja)

c.       Ruler (garisan)

d.      Pens (pena-pena)

e.       Penholders (tangkai-tangkai pena)

f.       Pencils (potlot-potlot)

g.      Eraser ( penghapus potlot)

h.      Blotters (kertas-kertas isap)

i.        Shears (gunting)

j.        Stepler (penjepret kawat)

k.       dll