Penyelesain Masalah dalam Administrasi Perkantoran

Solving Problem in Administrative Office Management

(Penyelesaian Masalah dalam Administrasi Manajemen Kantor)

A.    Pengertian masalah

     Masalah adalah adanya kesenjangan antara yang di tetapkan dengan kebijakan dengan implementasi kebijakan.

Berikut ini merupakan definisi masalah menurut kamus besar bahasa Indonesia dan beberapa para ahli yaitu :

1.      Menurut KBBI yaitu, sesuatu yang harus diselesaikan

2.      Menurut  james  stonner, masalah yaitu suatu situasi yang dapat menghambat organisasi untuk mencapai satu atau suatu tujuan.

3.      Menurut pradjudi Atmo sudirdjo, masalah yaitu sesuatu yang menyimpang dari apa yang diharapkan, direncanakan untuk dicapai sehingga merupakan rintangan untuk mencapai suatu tujuan.

4.      Menurut roger Kaufman, masalah yaitu suatu kesenjangan yang perlu ditutup antara hasil yang dicapai pada saat ini dan hasil yang diharapkan.

5.      Menurut Doroty Craig, masalah yaitu situasi dan kondisi yang akan datang dan tidak diharapkan.

           Dari definisi-definisi di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa masalah adalah suatu kendala atau persoalan yang harus dipecahkan dengan kata lain masalah merupakan kesenjangan antara kenyataan dengan suatu yang diharapkan dengan baik, agar tercapai tujuan dengan hasil yang maksimal

B.     Jenis-jenis masalah

1.      Masalah sederhana (simple problem)

           Masalah sederhana berciri-ciri kecil, berdiri sendiri (kurang memiliki sangkut paut dengan masalah lain), pemecahannya tidak perlu luas dan mendalam. Penyelesaian masalah bisa dilakukan secara individual. Teknik yang dilakukan biasanya yaitu intuisi, pengalaman, kebiasaan dan wewenang yang melekat pada jabatannya.

2.      Masalah rumit (complex problem)

           Masalah rumit berskala besar, tidak berdiri sendiri, mempunyai kaitan erat dengan masalah yang lain). Mengandung konsekuensi yang besar serta pemecahannya memerlukan pemikiran yang tajam dan analitis. Biasanya pemecahan masalah dilakukan secara kelompok dan seluruh staff pembantunya.

           Dalam masalah rumit terdapat dua jenis masalah yaitu masalah struktur dan masalah tidak terstruktur,

1.      Masalah terstruktur adalah masalah yang jelas penyebabnya, bersifat rutin dan biasanya timbul berulang kali, jadi penyelesaian untuk masalah ini biasanya dengan cara pengambilan keputusan.

2.      Masalah tidak terstruktur adalah Penyimpangan dari masalah organisasi yang bersifat umum, tidak jelas faktor penyebabnya dan konsekuensinya.

C.    Penyelesaian masalah dan produktivitas

     Penyelesaian masalah yang terjadi di kantor berdampak pada kualitas dan kuantitas kerja karyawan atau staf kantor. Produktifitas merupakan salah satu faktor utama yang menjadi perubahan ekonomi terhadap inflasi. Produktifitas menunjuk kepada instansi perusahaan yang digunakan seperti (jam kerja, mesin modal, peralatan, bahan baku seperti informasi dan energi).

D.    Asumsi tentang produktivitas
1. peningkatan produktivitas tergantung pada integrasi orang, alat, dan tempat-tempat
2. bekerja merupakan hal yang utama. itu adalah pekerjaan yang penting
3. peningkatan produktivitas berarti pengiriman yang lebih baik dari produk dan jasa
4. produktivitas hasil dari keseimbangan antara efisiensi dan efektifitas
5. produktivitas berkaitan dengan kualitas kehidupan kerja

 

fitur utama dalam asumsi
1. pengembangan sumber daya manusia, sistem kantor otomatis dan desain lingkungan
2. saling ketergantungan, rutinitas atau variasi dalam bekerja dan sejauh mana pekerjaan              melibatkan informasi
3. kualitas output yang dihasilkan dari mengkoordinasikan pekerjaan manajer, supervisor, maupun bawahan lebih penting daripada efisiensi individu
4. efektivitas berpusat pada faktor-faktor seperti ketepatan waktu dan kualitas layanan yang disediakan, efisiensi berpusat pada pengurangan biaya
5. kepuasan kerja tergantung pada lingkungan kantor, dan prestasi kerja tergantung pada bagaimana karyawan merasa di ujung hari kerja

E.     Proses Penyelesaian Masalah dalam Administrasi Manajemen Kantor

            Memecahkan masalah merupakan pekerjan universal. dan di luar pekerjaan itu, individu menghadapi masalah kecil dan besar, masalah pribadi, sosial, budaya, ekonomi, dan pilitik. banyak masalah yang saling terkait. misalnya, pengalaman pekerja setuju bahwa politik kantor  untuk masalah pribadi banyak terjadi pada pekerjaan, beberapa di antaranya dapat ditelusuri dengan kondisi di rumah. dan masalah dengan mencapai tingkat akurasi yang tinggi dalam korespondensi kantor mungkin berasal dari kurangnya minat, sikap-sikap buruk, dan keterampilan yang tidak memadai pada bagian dari karyawan kantor.

            Ada berbagai jenis dan bentuk masalah, namun, hanya situasi tertentu di mana mereka memiliki perbedaan. misalnya terlalu tinggi biaya produksi salinan laporan untuk departemen selama periode satu tahun memiliki banyak ruang kecil yang sama yang tersedia untuk umum yang nyaman, kinerja bekerja efisien di kantor. Situasi kedua, ketika memulai pekerjaan secara hati-hati.

            proses pemecahan masalah tetap sama untuk kedua situasi serta untuk semua situasi masalah pemecahan lainnya. sifat dari masalah yang pertama harus dipahami dan pemahaman yang berubah menjadi tindakan sebagai rincian tentang masalah khusus. demikian, pendekatan, umum sistematis untuk memecahkan masalah diperlukan, mengingat lingkungan yang total dalam masalah ini terjadi dan orang sering kesulitan dalam menghadapi masalah. masing-masing topik ini dibahas dalam bagian ini bersama dengan beberapa panduan dasar untuk memecahkan semua jenis masalah.

            Pemecahan masalah lingkungan, lingkungan merupakan salah satu faktor terjadinya permasalahan , baik masalah individu maupun masalah antar anggota organisasi, tetapi dengan adanya lingkungan tersebut, lingkungan juga dapat memberikan solusi yang baik untuk pemecahan masalah, karena dengan lingkungan yang nyaman dan kondisi yang tenang akan dapat memberikan solusi terhadapat permasalahan tersebut.

            Latar belakang masalah, karena masalah harus dipecahkan oleh orang-orang, latar belakang setiap individu memainkan peran penting dalam pemecahan masalah. orang yang lahir dan dibesarkan di daerah pedesaan sering mengembangkan nilai yang sangat berbeda dari orang-orang yang tinggal di daerah metropolitan. kelompok etnis dengan latar belakang yang berbeda membawa sikap yang sangat berbeda dan nilai di tempat kerja. untuk menggambarkan, dalam menjawab pertanyaan, siapa yang akan Anda simpan (ibu, istri, atau anak). hampir semua anggota memilih  ibu, mereka menyatakan, dia adalah satu-satunya yang tidak dapat diganti, pada saat yang sama, sekelompok sebanding akan menyelamatkan anak, perbedaan tersebut dalam latar belakang budaya terjadi umum dan telah pengaruh yang kuat pada pemecahan masalah di kantor.

            Sikap manusia, latar belakang budaya individu bertanggung jawab untuk mengembangkan sikap bahwa setiap pekerja dan manajer bawa ke pekerjaan. Termasuk faktor penting dalam pemecahan masalah adalah sikap pekerja terhadap diri mereka sendiri, sikap untuk menangkal pekerja lain, termasuk atasan dan bawahan dan sikap terhadap pekerjaan. sikap mental yang kompleks berada di luar terlihat dikembangkan dan diperkuat bertahun-tahun dan, sebagai hasilnya, sulit untuk berubah.

      salah satu sikap manusia yang paling umum dan serius dalam memecahkan masalah adalah resistensi terhadap perubahan. studi menunjukkan bahwa perubahan menolak hampir naluriah yang melakukan hal-hal berbeda mengganggu cara berpikir dan nyaman melakukan pekerjaan. juga, perubahan melibatkan risiko, terutama risiko kegagalan. komentar berikut ini, sering dibuat dalam situasi pemecahan masalah di kantor, menggambarkan resistensi terhadap perubahan sikap.

F.     Elemen dasar permasalahan

     Ada beberapa elemen dasar dari permasalahan antara lain yaitu:

1.      Orang-orang yang membuat keputusan dan bertanggungjawab dalam pemecahan masalah.

2.      Ruang bekerja (kantor)

3.      Mesin dan peralatan

4.      Waktu untuk bekerja

5.      Sistem dan prosedur yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan, termasuk kontrol dan standar

6.      Sumber daya lain termasuk modal

     Keadaan yang di inginkan dalam suasana kantor yaitu keadaan dimana situasi dan kondisi kantor benar-benar memenuhi kriteria dimana suatu pekerjaan dapat tercapai dengan maksimal dalam artian tercapainya tujuan yang ditentukan.  

     Contoh tujuan umum antara lain:

1.      Peningkatan produktifitas

2.      Mengurangi biaya kantor

3.      Mengurangi ketidakhadiran

G.    Kemampuan menyelesaikan masalah

     Kemampuan menyelesaikan masalah dapat dibedakan menjadi dua yaitu :

1.      Kemampuan kreatif

           Kemampuan kreatif yaitu sifat kreatif itu merupakan salah satu sikap yang dibawa dari setiap individu-individu itu tersendiri. Kreatif juga merupakan salah satu sifat yang harus dimiliki oleh seorang manajer dalam pekerjaannya. Seseorang yang mempunyai kemampuan yang kreatif maka ia dapat menyelesaikan masalah dikantor dengan mudah. Dengan adanya perkumpulan-perkumpulan orang yang kreatif maka ide-ide baru akan muncul dan disatukan menjadi satu untuk memecahkan suatu permasalahn, dengan adanya ide yang terkumpul maka pemecahan masalah akan lebih mudah terselesaikan.

2.      Kemampuan logis

           Seseorang yang akan membuat keputusan seharusnya mempunyai kemampuan logis, karena kreatifitas dan logika masing-masing bekerja bersama, maka keduanya dapat saling melengkapi dalam suatu permasalahan. Seseorang yang mempunyai logika yang bagus maka ia tidak mempunyai prasangka yang buruk dalam pekerjaannya, dan selalu berfikir positif dalam menyelesaikan permasalahan. Dengan situasi ini maka tujuan akan lebih mudai untuk dicapai.

H.    Langkah dasar dalam menyelesaikan masalah

           Pernyataan masalah di bedakan menjadi 4 yaitu

1.      Mengenali masalah

      Sebelum kita menyelesaikan masalah yang akan diselesaikan, terlebih dahulu sebaiknya kita mengenali masalah tersebut, apakah masalah itu rumit atau sederhana.

2.      Mendefinisikan masalah

      mencoba mengidentifikasi masalah, mengelompokkan dan mengerti masalah yang dihadapi  dengan mengumpulkan banyak spesifikasi dan fakta konkrit tentang kemungkinan masalah, mengidentifikasi permintaan, rintangan dan tujuan yang realistik dalam menyelesaikan masalah

3.      Mengumpulkan informasi yang relevan

      Sebelum mengambil lagnkah berikutnya, kumpulkan terlebih dahulu informasi-informasi yang relevan. Untuk menunjukkan bahwa suatu masalah tersebut dapat di analisis pada tahap berikutnya.

4.      Menganalisis informasi yang relevan

      Analisis berarti menguji antar bagian dan hubungkan dengan bagian yang lain, membandingkannya dengan situasi yang berbeda, dan mengurutkan rangkaiannya. Memverifikasi analisis masalah untuk dirundingkan dengan rekan atau orang lain.

            Sedangkan menyelesaikan masalah antara lain :

1.   Mengembangkan alternatif

2.   solusi untuk masalah

3.   memilih solusi terbaik

4.   menerapkan solusi

5.   mengevaluasi solusi

I.       Masalah Umum dalam Manajemen Kantor

           Masalah yang terjadi di kantor biasanya menyangkut pada :

a.    Masalah manusia

                        Salah satu ketertarikan dan motivasi seseorang pekerja adalah apa pekerjaan yang ia lakukan, dan kemampuan apa yang ia miliki dalam melakukan pekerjaannya, seperti menggunakan waktu secara benar dalam bekerja, maksudnya tidak membuang-buang waktu kerja, dalam pekerjaan menulis, dan berbicara secara efektif terutama kepada atasan karena atasan merupakan salah satu orang yagn dapat memberhentikan kita dalam pekerjaannya.

            Contohnya : kesalahan persepsi yang terjadi pada diri invividu sendiri

b.    Masalah sistem

                        Ketidakmampuan seseorang untuk mencapai tingkat produktivitas yang lebih tinggi.

Contohnya : seseorang yang tinggal di pedalaman atau dapat dikatakan orang yang tidak mampu, maka mereka akan ketinggalan teknologi dalam perkembangan kehidupannya, karena kurangnya tingkat pendidikan yang tidak terpenuhi.

c.    Masalah ekonomi

                        Dalam suatu organisasi tentunya terdapat masalah-masalah ekonomi, karena ekonomi dalam perkantoran pun merupakan hal yang terpenting dalam berjalannya suatu pekerjaan. Salah satunya adalah uang, uang merupakan hal yang diinginkan oleh semua pihak yang bekerja di sebuah instansi tersebut, dan sebagai orang yang memegang uang atau mengaturnya seperti manajemen administrasi perlunya keuletan dan ketelitian dalam mengelola uang tersebut, dimana jangan sampai terjadinya kejadian yang tidak diinginakan, misalnya saja keteledoran dalam mengelola uang tersebut akan menjadi suatu masalah yang besar dalam perusahaan.

J.      Sulusi mengembangkan alternatif untuk pemecahan masalah

     Pada tahap ini merupakan tahap yang mungkin dibilang kritis atau kreatif dalam proses pengembangan masalah. Dan suatu alternatif tersendiri untuk menghilangkan masalah tersebut. Pengembangan alternatif untuk pemecahan masalah merupakan suatu cara yang lebih baik untuk mencapai tujuan yang akan dicapai dengan suatu tindakan.

     Dalam alur pekerjaan dikantor, menunjukkan bahwa banyaknya masalah kelancaran dalam suatu pekerjaan, ketika sekelompok orang ingin memecahkan masalah, mereka seringkali menggunakan pertanyan-pertanyaan sebagai berikut :

1.     Menghilangkan : apakah prosedur dalam kantor atau catatan formulir, laporan dalam posisi kantor dapat dihilangkan?

2.     Penyusunan kembali : bagaimana apabila pekerjaan, atau tata letak kantor akan si susun kembali?

3.     Modifikasi : apakah suatu suasana baru dalam pekerjaan dapat memberi hasil yang lebih baik untuk karyawan yang melakukan pekerjaan tersebut?

4.     Substitusi ( penggantian) : pekerjaan seseorang dapat digantikan dengan mesin pengganti.

5.     Kombinasi : dapatkah suatu prosedur atau bentuk dokumen dapat di kombinasikan dengan tanggungjawab seseorang?

K.    Memilih solusi yang baik

     Beberapa alasan seseorang memilih jalan keluar atau solusi yang lain dalam pemecahan masalah , yaitu :

1.     Di butuhkan waktu yang kurang

2.     Akan lebih efektif

3.     Atau yang disukai oleh para karyawan

4.     Akan menghasilkan suatu hasil yang lebih besar

5.     Suatu intuisi merupakan salah satu hal yang membuat pekerja melakukan sesuatu

6.     Mengurangi biaya operasional

L.     Mengevaluasi solusi

Pengevaluasian solusi dibedakan menjadi dua yaitu

1.    Kuantitas , yaitu bagaimana prosedur dalam pekerjaan itu

2.    Kualitas, yaitu bagaimana caranya memberikan rasa nyaman dan kepuasan tersendiri untuk para pekerja.